Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara
1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci
dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun
berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet
berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci,
terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder
gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak
ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat
merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan
tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide
20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi
dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke
belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging
folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena
lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet
dilengkapidengan:
- Tab,
Ialah bagian menonjol di sebelah
atas guide atau map berukuran lebih kurang: lebar 1,15 cm, panjang 10 cm. Letak
tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri petunjuk (guide) sampai ke kanan .
Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah, kode dan tanda-tanda petunjuk
lainnya.
2. Sekat atau Guide
Sekat atau guide merupakan petunjuk
dan pemisah antara kelompok masalah yang satu dengan kelompok masalah yang
lain, sesuai dengan pengelompokan masalah pada klasifikas iarsip.
-
Dibuat dar ikarton tebal (supaya dapat tegak)
-
Memilik ibagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat
* Sekat
pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk menyekat kelompok
primer (pokok masalah).
* Sekat
kedua dengan tab pada kedudukan lebih kekanan atau di tengah, digunakan untuk
menyekat antara kelompok sekunder (sub masalah).
* Sekat
ketiga untuk menyekat antara kelompok tersier (sub-sub masalah)
